O conhecimento e experiência técnica são os critérios principais para os gestores europeus, quando têm que escolher um fornecedor em regime de outsourcing. Mas essa experiência tem que ser acompanhada do custo certo, de acordo com um estudo da International Data Corporation (IDC), encomendado pela Xerox. As organizações europeias que procuram o outsourcing referem que a experiência técnica (85%) e o custo do serviço (83%) são os dois critérios de selecção mais importantes quando têm que contratar um potencial fornecedor de serviços.
Foi ainda apurado que 90% das empresas não têm capacidade de estimar quanto estão a gastar em documentos e 25% dos inquiridos afirmaram que a razão principal de optarem pela prática de outsourcing se deve aos facto das empresas não disporem de recursos a nível interno.
A IDC constatou que quase 60% das organizações europeias utilizam a contratação ou planeiam contratar alguns dos processos de negócio. Considerações importantes de outsourcing destacadas pelo estudo incluem a segurança da informação empresarial, redução de custos e flexibilidade operacional no contrato. Enquanto que as empresas estão dispostas a pagar mais pelo conhecimento e experiência certos, aspectos como inovação e comprovação da trajectória ficam para trás relativamente aos cinco critérios principais subjacentes à selecção de um fornecedor externo.
Com o aumento do crescimento do outsourcing, existe uma necessidade crescente de aplicar o modelo à gestão dos processos documentais. A falta de informação actualmente disponível para os executivos sobre os custos destes processos criam a necessidade de compreender a importância do valor e do nível existente das despesas com os documentos, disse Jamie Snowdon, Director de Pesquisa de European Services da IDC. E, acrescentou: Se estes custos não forem contabilizados na totalidade, ou pelo menos na maioria, é provável que qualquer política de gestão de processo documental conduza a oportunidades perdidas de redução de custos ou à ineficácia. As empresas necessitam realmente de decidir se isto faz parte do seu negócio principal ou se devem avançar para a contratação de terceiros.
Após o critério de redução de custos, as vantagens principais do outsourcing apresentaram a seguinte classificação:
· Melhor focalização no negócio
· Libertação de recursos para outros fins
· Ganhar acesso aos recursos não disponíveis internamente
· Vantagens aceleradas de reengenharia
· Acesso a funcionalidades de classe mundial
· Riscos Partilhados
Do total, 62% dos executivos seniores entrevistados acreditam que o outsourcing é uma prática de negócio aceitável nos seus países e 52% disseram que este era também o caso para a contratação dos processos de negócio. Quando a análise se foca nos diferentes países, o estudo revela ainda que o número de pessoas que refere ambas as opções varia entre 70% e 14%, indicando que o outsourcing ainda não é uma prática comum em regiões como as da Europa do Leste.
Estes sinais evidenciam o que as empresas europeias esperam dos seus parceiros de outsourcing, disse Shaun Pantling, director-geral da Xerox Business Services, Europa. É claro que as pessoas compreendem as vantagens mas o custo não é o critério mais importante na selecção de um parceiro de outsourcing. As empresas europeias querem competência, e organizações de confiança e fiáveis que mantenham a flexibilidade através dos termos do contrato. Mais importante que tudo, pretendem resultados.
Como líderes de mercado no outsourcing de documentos, a Xerox forneceu os seus serviços através de mais de 1500 contratos em toda a Europa, provando que a gestão do outsourcing dos processos documentais pode originar poupanças superiores a 40%. Por exemplo, uma empresa bem conhecida de automóveis quer reduzir os seus custos operacionais. A Xerox encontrou a chave para o sucesso ao transferir 1,7 milhões de documentos vitais na sua intranet todos os meses, referiu Shaun Pantling.
O estudo da IDC evidenciou que as organizações sofrem pressões consideráveis para melhorar os processos de negócio e corresponderem aos desafios principais de aumento da rentabilidade/produtividade, redução de custos e melhoria do serviço ao cliente. Pantling refere: O actual ambiente de negócio combinado com um conjunto comprovado de desenvolvimentos de produtos e serviços, tornado possível devido à experiência e investimento em I&D de empresas especializadas como a Xerox, sustém o argumento determinante para que se dê resposta aos custos encobertos dos documentos e ao outsourcing.
O estudo da IDC, patrocinado pela Xerox e designado: Documentos Uma Oportunidade para o Controlo de Custos e Transformação do Negócio: 2003, inquiriu cerca de 1000 directores e gestores seniores de negócio em 14 países da Europa: Reino Unido, França, Alemanha, Itália, Áustria, Suíça, Bélgica, Holanda, Suécia, Dinamarca, Finlândia, Espanha, Polónia e República Checa.
Para mais informação sobre o estudo da IDC, suporte e white papers, visite o Link.
Fontes: IDC e Xerox
2003-11-13
http://www.xerox.com
Em Foco – Opinião