A Xerox Portugal demonstrou hoje as suas soluções de gestão documental Documentum e Docushare 3.0 para uma plateia composta por 90 profissionais do sector da administração pública. Reconhecendo o peso que tem ainda hoje a circulação de documentos em papel (representando cerca de 90 por cento das interacções das instituições com o exterior), a Xerox aposta na gestão integrada do ciclo de vida do documento numa perspectiva de integração de pessoas, processos e tecnologias. Em discussão estiveram também as barreiras legais existentes relacionadas com a força probatória de documentos electrónicos.
Para Miguel Nunes e Gonçalo Fidalgo, responsáveis da Xerox, a implementação de uma solução de gestão documental que trate os documentos desde a entrada na instituição até ao seu arquivamento e eventual eliminação requer uma análise e reengenharia de processos e sobretudo de pessoas sem as quais qualquer projecto de gestão documental estará vota ao fracasso.
As soluções Documentum e Docushare 3.0, respectivamente de topo de gama e middle tier (estando esta última disponível a partir de 10 mil euros para um mínimo de 10 utilizadores), focam-se no tratamento de documentos em qualquer formato, oriundo das mais diversas fontes, desde o guichet, a carta, o e-mail ou via web. Gonçalo Fidalgo considera que há ainda um importante trabalho a fazer na evangelização da troca e partilha de documentos electrónicos, de modo a tornar os portais de apoio ao cidadão mais atractivos e interactivos.
A Xerox trabalha a gestão electrónica de documentos em cinco áreas distintas mas integradas: a criação e captura de documentos (faxes, cartas, importação de documentos electrónicos e formulários web, utilizando tecnologia de reconhecimento inteligente de caracteres para documentos em papel); a circulação e workflow (o circuito interno da empresa pelo qual terão de passar os documentos); a pesquisa por conteúdos; o arquivo (gestão da validade dos documentos e da sua localização física) e integração com os sistemas operacionais existentes nas instituições, nomeadamente o CRM, ERP, SCM , etc.
Para os responsáveis da Xerox, a circulação e o tratamento electrónico de todos os documentos reduz drasticamente os custos relacionados com os pedidos e o tempo despendido na consulta de arquivos. A audiência presente neste seminário levantou, contudo, a questão da validade e autenticação de documentos electrónicos. Reconhecendo os entraves legais que ainda existem, os responsáveis da Xerox defenderam um maior lobbying junto do poder político para agilizar esta situação, relembrando as iniciativas positivas registadas no sector da banca e dos seguros.
Filipe Samora
2003-12-04
Em Foco – Projecto
Centro de Informação-ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA